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Faciliter la classification des documents importants

La classification des documents importants est un défi que toutes les entreprises font face au quotidien. Chacun a sa méthode et ses astuces, mais plus l’entreprise se développe, plus les documents sont de plus en plus nombreux, ce qui nécessite des classifications de qualité. Pour mieux archiver nos documents, le stockage en ligne et dans des classeurs est fortement conseillé pour avoir des doubles, mais aussi de réduire les documents papier.

Savoir classifier ses dossiers sur ordinateur

Avant de classer vos fichiers sur ordinateur, il faut scanner les dossiers importants comme les documentations techniques, fiches de procédures, management de qualité, les courriers entrant et sortant, mais aussi les rapports, les contrats et les factures. L’idéal est de créer un mode de classement par arborescence en hiérarchisant vos documents, de les protéger via mot de passe, pare-feu, voire antivirus pour éviter les pertes et piratages. Pour ne pas vous perdre, vaut mieux personnaliser vos manières de classifications, pour faciliter l’accès à ces documents et plus important encore, c’est d’avoir des sauvegardes physiques et numériques.

Comment classifier les documents physiques ?

En ce qui concerne les documents physiques, il faut les mettre dans des classeurs et fermer le tout à clé dans un endroit sécurisé. C’est le cas des pièces comptables, des contrats de travail, ainsi que toutes les documentations relatives à vos relations avec les clients, partenaires, banques et administration. Afin d’éviter les falsifications et autre mauvaise foi, les documents internes doivent être tamponnés avec un tampon de spécialiste comme tamponencreur.org qui est difficile à falsifier, tout en vous permettant d’avoir une visibilité optimale à tous vos documents internes. Bref, une bonne classification des documents nécessite une parfaite organisation, des sauvegardes sécurisées, ainsi que de la personnalisation avec vos tampons, ce qui vous permettra de gagner plus de temps, mais aussi de trouver facilement ces documents en cas de besoin.

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